6 Awetive Megadeal Sportson Center Ispolkom 7 8 9 10 11 12
01 / 12

6

02 / 12

Awetive

Corporate Template

Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipisicing elit, sed do eiusmod tempor incididunt ut labore
Read More
03 / 12

Megadeal

eCommerce Theme

Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipisicing elit, sed do eiusmod tempor incididunt ut labore
Read More
04 / 12

Sportson

Sports Template

Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipisicing elit, sed do eiusmod tempor incididunt ut labore
Read More
05 / 12

Center

06 / 12

Ispolkom

07 / 12

7

08 / 12

8

09 / 12

9

10 / 12

10

11 / 12

11

12 / 12

12

Понеділок, 28 листопада 2016 15:03

Регламент виконкому НМР

Р І Ш Е Н Н Я

 

 30.03.2011                                                                                    м.Нікополь № 240

 

Про Регламент виконавчого комітету

Нікопольської міської ради

 

Відповідно до Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні», виконавчий комітет Нікопольської міської ради

ВИРІШИВ:

1. Затвердити Регламент виконавчого комітету Нікопольської міської ради (додається).

2. Заступникам міського голови, керуючому справами виконкому, керівникам виконавчих органів міської ради забезпечити виконання вимог Регламенту.

3. Рішення виконкому міської ради від 24.04.2000 № 251/1 «Про регламент роботи виконавчого комітету Нікопольської міської ради» вважати таким, що втратило чинність.

Міський голова                                                                                                                     Р.І.Токар

 


ЗАТВЕРДЖЕНО

Рішення виконкому міської ради

«30 » березня 2011 № 240

 

Р Е Г Л А М Е Н Т

виконавчого комітету Нікопольської міської ради

1. Загальні положення

 

1.1. Регламент виконавчого комітету Нікопольської міської ради (далі Регламент) є нормативним актом, в якому на підставі чинного законодавства закріплені організаційно-процедурні питання, принципи та порядок діяльності виконкому міської ради.

1.2. Регламент затверджується рішенням виконавчого комітету. У такому ж порядку приймаються зміни і доповнення до Регламенту.

1.3. Виконавчий комітет є виконавчим органом міської ради, діяльність якого визначається Законом України «Про місцеве самоврядування в Україні».

1.4. Регламент визначає порядок здійснення таких напрямків діяльності виконавчого комітету міської ради:

— планування роботи;

— підготовка і проведення засідань виконавчого комітету;

— підготовка і видання розпоряджень міського голови;

— організація діловодства у виконкомі міської ради;

— контроль за виконанням документів;

— організація роботи з кадрами;

— підготовка та проведення протокольних заходів;

— підготовка і проведення нарад;

— організація особистого прийому та розгляд звернень громадян;

— виконання машинописних та розмножувальних робіт;

— режим роботи та організація використання робочого часу працівників виконавчих органів міської ради, організація чергувань.

 

2. Планування роботи

          2.1. Робота виконавчого комітету, інших виконавчих органів міської ради (управлінь, відділів, служб, комітетів) проводиться за перспективними (на півріччя), поточними (на місяць) і календарними (на тиждень) планами.

2.2. Порядок підготовки проекту перспективного плану.

2.2.1. Формування плану роботи виконавчих органів міської ради на півріччя здійснюється на основі пропозицій заступників міського голови, керуючого справами, перспективних планів роботи структурних підрозділів міської ради.

2.2.2. Управління, відділи, служби та комітети міської ради на основі всебічного аналізу стану справ у галузі (напрямку діяльності) складають перспективні плани роботи, затверджують їх у заступників міського голови, керуючого справами виконкому (відповідно до розподілу функціональних повноважень) і до 25 травня та 25 листопада надають на паперових носіях до відділу організаційно-кадрової роботи та документообігу, а до першого числа місяця, який передує новому півріччю, розміщують план в електронному вигляді у локальній мережі міської ради.

2.2.3. Відділ організаційно-кадрової роботи та документообігу узагальнює всі пропозиції і плани, що надійшли, складає план роботи виконавчих органів міськради на півріччя, надає для погодження заступникам міського голови та керуючому справами, який потім подає цей проект на розгляд міському голові.

Завізовані проекти плану та рішення щодо його затвердження вносяться відділом на розгляд виконкому міської ради на перші засідання останнього місяця поточного півріччя.

2.2.4. Керівники відділів, управлінь, інших структурних підрозділів міської ради у тижневий термін після затвердження плану роботи виконавчих органів міськради на півріччя уточнюють перспективні плани роботи власних відділів, управлінь та у разі змін повторно затверджують їх у заступників міського голови, керуючого справами виконкому (відповідно до розподілу повноважень).

2.3. Порядок підготовки проекту поточного плану.

2.3.1. Кожний відділ, управління, інший структурний підрозділ міської ради планує свою роботу на місяць, керуючись планами роботи на півріччя.

Їх розглядають і затверджують заступники міського голови, керуючий справами виконкому відповідно до розподілу повноважень.

2.3.2. Виконавчі органи міської ради до 23 числа місяця, який передує новому місяцю, передають до відділу організаційно-кадрової роботи та документообігу і розміщують в електронному вигляді у локальній мережі міської ради затверджені плани роботи на наступний місяць.

У разі відсутності мережі плани роботи надаються у зазначений термін на електронних носіях.

2.3.3. Якщо при складанні поточного плану роботи структурного підрозділу міської ради відбулися зміни чи зняття пропозицій щодо питань, передбачених перспективним планом, то до відділу організаційно-кадрової роботи та документообігу обов’язково разом з планом надається письмово мотивоване пояснення причин з вчиненою на ньому резолюцією міського голови.

2.3.4. Відділ організаційно-кадрової роботи та документообігу узагальнює плани, що надійшли, формує план роботи виконавчих органів міської ради на місяць і за три дні до закінчення поточного місяця надає його керуючому справами виконкому.

2.3.5. Керуючий справами виконкому розглядає, підписує проект плану і подає його на затвердження міському голові.

2.4. Порядок підготовки проекту календарного плану.

2.4.1. З метою деталізації плану роботи на місяць, врахування доручень міського голови та інших питань, що виникають у ході діяльності, виконавчі органи міської ради складають плани роботи на тиждень, в яких обов’язково зазначаються наради та заходи, що будуть проводитися за участю міського голови.

2.4.2. Плани роботи на тиждень розглядають і затверджують заступники міського голови, керуючий справами виконкому відповідно до розподілу повноважень.

2.4.3. Керівники виконавчих органів міськради щоп’ятниці (до 12-ї години) надають до відділу організаційно-кадрової роботи та документообігу на паперових носіях затверджені плани роботи та розміщують їх в електронному вигляді в локальній мережі міської ради.

2.4.4. Відділ організаційно-кадрової роботи та документообігу щоп’ятниці (до 15-ї години) узагальнює подані матеріали та складає план роботи (основні заходи) виконавчих органів міської ради на наступний тиждень.

В цьому плані роботи по кожному дню тижня зазначаються основні заплановані заходи, час, місце і відповідальні за їх проведення, прийомні дні міського голови, його заступників, секретаря міської ради, керуючого справами виконкому, державні та релігійні свята, пам’ятні і знаменні дати, заходи за участю міського голови, час і місце проведення сесії міської ради та засідання виконавчого комітету.

2.4.5. План роботи (основні заходи) виконавчих органів міської ради попередньо розглядає керуючий справами виконкому та погоджує з міським головою щоп’ятниці на оперативній нараді, що проводиться із заступниками міського голови.

Для зручності погодження, за дорученням керуючого справами, окремо від плану може складатися перелік нарад і заходів за участю міського голови.

2.4.6. Кожного понеділка з врахуванням змін і доповнень до плану, що можуть бути визначені на оперативних нарадах у міського голови, проведених у п’ятницю і понеділок, відділ організаційно-кадрової роботи та документообігу доопрацьовує план роботи виконавчих органів і до 13-ї години розміщує його в локальній мережі міської ради.

2.5. Форми перспективного, поточного і календарного планів роботи розробляє відділ організаційно-кадрової роботи та документообігу і погоджує їх у керуючого справами виконкому.

2.6. Керуючий справами виконкому може самостійно визначати види носіїв і змінювати терміни надання виконавчими органами міськради до відділу організаційно-кадрової роботи та документообігу планів роботи і пропозицій до них, якщо ці зміни не призведуть до перевищення кінцевих термінів складання і затвердження планів, встановлених цим Регламентом.

2.7. Зміни до затверджених міським головою планів роботи (включення, виключення або перенесення термінів проведення заходів чи розгляду питань) здійснюються з дозволу міського голови на підставі службової записки заступника міського голови, керуючого справами (відповідно до розподілу функціональних повноважень).

Інформація про всі погоджені з міським головою зміни до планів роботи, особливо календарного, своєчасно надається керуючому справами виконкому і до відділу організаційно-кадрової роботи та документообігу для оперативного здійснення корегування планів.

2.8. Організація виконання передбачених планами роботи заходів здійснюється особами, які визначені в планах відповідальними за їх проведення.

2.9. Контроль за виконанням планів здійснюється міським головою, секретарем міської ради, заступниками міського голови та керуючим справами виконкому.

Координація виконання планів здійснюється керуючим справами виконкому.

 

3. Підготовка і проведення засідань виконавчого комітету

         3.1. Основною формою роботи виконавчого комітету міської ради є його засідання.

3.2. Засідання виконкому проводяться відповідно до плану роботи, як правило, два рази на місяць (кожну другу і четверту середу) і не потребують видання міським головою розпорядження про їх скликання.

3.3. У разі необхідності засідання виконкому може проводитися в інший день, визначений міським головою шляхом видання відповідного доручення керуючому справами виконкому або у інший спосіб.

На такому засіданні виконкому, як правило, розглядаються питання, які вимагають негайного вирішення.

3.4. Загальна підготовка засідань здійснюється керуючим справами виконкому.

Організаційно-технічне (діловодне) забезпечення засідання покладається на відділ організаційно-кадрової роботи та документообігу.

3.5. Підготовку питань для розгляду виконавчим комітетом забезпечують заступники міського голови, керуючий справами виконкому разом з відповідними виконавчими органами міської ради, відповідно до розподілу функціональних повноважень.

3.6. На засідання виконавчого комітету вноситься, як правило, не більше двох основних планових питань.

Основне питання – це питання, яке стосується однієї із найважливіших проблем у життєдіяльності міста, зачіпає інтереси значної кількості мешканців, вимагає для свого розв’язання певних ресурсів.

3.7. Для підготовки матеріалів на засідання виконкому з основного питання може створюватися комісія або робоча група, яка визначає перелік питань, що потребують вирішення, проводить аналіз стану справ на місцях, готує необхідні обгрунтування та висновки, вносить пропозиції щодо вирішення проблемних питань.

3.8. Відповідає за формування комісії з підготовки питання заступник міського голови за напрямком діяльності.

3.9. На підставі матеріалів, наданих комісією, виконавцем готується доповідна записка, довідка або інформація та проект рішення, які потім обговорюються на засіданні комісії.

Обсяг довідки до основного питання – до 9-ти сторінок формату А-4.

3.10. Матеріали для розгляду основного питання повинні містити:

— довідку, доповідну записку, інформацію тощо;

— проект рішення, у разі необхідності з додатками;

— список запрошених;

— список осіб, які записалися до виступу;

— перелік недоліків, виявлених під час підготовки питання на виконком;

— регламент розгляду питання.

3.11. Проекти рішень виконкому, як правило, не повинні перевищувати 3-х сторінок формату А-4 (без урахування додатків). Кількість сторінок додатків до рішення не обмежується.

3.12. Проекти рішень готуються у відповідності до вимог, встановлених Порядком підготовки проектів рішень виконкому міської ради, розпоряджень міського голови, затвердженим розпорядженням міського голови від 04.02.2008 № 28-р.

3.13. Завізовані проекти рішень, їх копії (без віз), додатки до них, інформації та довідки подаються до відділу організаційно-кадрової роботи та документообігу не пізніше як за п’ять днів до дня проведення засідання виконкому у кількості 12 примірників (із розрахунку по одному примірнику на кожного члена виконкому, плюс один примірник доповідачеві).

Крім того, з основних планових питань обов’язково подаються в 2-х примірниках:

— список запрошених на засідання осіб;

— список осіб, які записалися до виступу;

— перелік недоліків і невирішених проблем;

— регламент розгляду питання.

3.14. У випадку, якщо для розгляду питання на засіданні виконкому планується використовувати технічні засоби (мультимедійне обладнання), то особа, відповідальна за підготовку питання, повинна за три дні до початку засідання виконавчого комітету попередити про це керуючого справами виконкому і надати до інформаційно-аналітичного відділу необхідні презентаційні матеріали.

3.15. Відповідальність за якість підготовки документів, дотримання термінів їх подання покладається особисто на керівників виконавчих органів міськради, які є його авторами, а також на заступників міського голови, керуючого справами виконкому згідно з розподілом функціональних повноважень між ними.

3.16. Матеріали на засідання виконавчого комітету, підготовлені з порушенням вимог діловодства, «Порядку підготовки проектів рішень виконкому, розпоряджень міського голови» та встановлених цим Регламентом термінів чи процедури, не приймаються відділом організаційно-кадрової роботи та документообігу і за узгодженням з керуючим справами повертаються авторам на доопрацювання.

3.17. На підставі наданих матеріалів начальник відділу організаційно-кадрової роботи та документообігу не пізніше ніж за два дні до засідання складає за узгодженням з керуючим справами виконкому порядок денний засідання виконкому.

Керуючий справами знайомить з проектами рішень і документами до них міського голову і остаточно узгоджує порядок денний засідання виконкому.

Внесення змін до порядку денного – зняття з розгляду на засіданні планових питань, внесення на розгляд додаткових питань – здійснюється за попереднім узгодженням з міським головою.

Не пізніше ніж за сім днів до дня проведення засідання керівником виконавчого органу надається міському голові службова записка з відповідними пропозиціями.

3.18. Не пізніше як за один день до засідання відділ організаційно-кадрової роботи та документообігу формує для кожного члена виконкому папку з матеріалами (порядок денний, копії проектів рішень, додатки до них, інформації та довідки) і надає членам виконкому можливість для ознайомлення з ними.

3.19. Проекти рішень і документи до них, які не були вчасно подані до відділу організаційно-кадрової роботи та документообігу, можуть бути включені до порядку денного виконкому тільки з дозволу керуючого справами поза порядком денним. Остаточне рішення про внесення таких проектів рішень на розгляд виконавчого комітету приймає міський голова.

3.20. На засіданнях виконкому розгляд питань проводиться в присутності керівників відділів, управлінь, інших виконавчих органів міської ради, акредитованих представників засобів масової інформації і запрошених (за окремим списком).

Запрошення на засідання виконкому представників засобів масової інформації, акредитованих при міській раді, здійснює відділ прес-служби міської ради.

Запрошення на засідання виконкому та реєстрацію в день проведення засідання представників підприємств, закладів, установ, громадських організацій, окремих посадових осіб відповідно до списку запрошених забезпечують ті відділи та управління, які внесли на розгляд виконкому питання.

3.21. Запрошення на засідання виконкому членів виконавчого комітету та їх реєстрацію в день проведення засідання забезпечує відділ організаційно-кадрової роботи та документообігу.

3.22. На засіданні виконавчого комітету головує міський голова, а у разі його відсутності – посадова особа, яка входить до складу виконкому і на яку тимчасово покладено виконання обов’язків міського голови (заступник міського голови або керуючий справами виконкому або секретар міської ради).

3.23. Якщо в ході засідання виконкому у головуючого виникне необхідність залишити засідання на деякий час через невідкладну справу, то ведення засідання може бути доручено іншій особі – члену виконкому.

3.24. У разі, коли відкриття засідання не можливе у зв’язку з відсутністю необхідної кількості членів виконавчого комітету, головуючий відкладає відкриття засідання, або приймає рішення про проведення його на інший день.

3.25. Головуючий на засіданні виконавчого комітету:

— відкриває, закриває та неупереджено веде засідання, оголошує перерви в засіданнях;

— вносить за згодою виконавчого комітету зміни до порядку денного;

— організовує розгляд питань;

— надає слово для доповіді (співдоповіді), виступу;

— забезпечує дотримання цього Регламенту всіма присутніми на засіданні;

— вносить зміни до проектів рішень з врахуванням висловлених пропозицій в ході обговорення.

3.26. Члени виконавчого комітету мають право:

— вимагати від доповідачів і виступаючих роз’яснень з питань, що розглядаються;

— задавати доповідачу питання;

— брати участь в обговоренні питань;

— вносити зміни та доповнення до проекту рішення або пропонувати перенесення розгляду питання на наступне засідання.

3.27. Запрошені на засідання мають право:

— приймати участь в обговоренні питання;

— надавати довідки з питань, що розглядаються;

— вносити пропозиції до проекту рішення;

— ставити доповідачу запитання.

3.28. Рішення приймаються відкритим нефіксованим або відкритим фіксованим (поіменним) голосуванням більшістю голосів від загального складу виконавчого комітету.

3.29. Рішення про проведення поіменного голосування приймається на пропозицію міського голови або не менше як третини членів виконавчого комітету, присутніх на засіданні.

3.30. Після закінчення голосування головуючий на засіданні оголошує його результати.

3.31. Прийняті на засіданні виконавчого комітету рішення, які не потребують доопрацювання або редагування, у цей же день передаються керуючим справами виконкому на підпис міському голові (іншій посадовій особі, яка головувала на цьому засіданні). Міський голова (інша посадова особа, яка головувала на засіданні) може підписати прийняте рішення одразу після закінчення процедури голосування.

3.32. Рішення, прийняті на засіданні виконавчого комітету, у ході обговорення яких були зроблені зауваження, внесені доповнення та зміни, передаються для остаточного доопрацювання чи редагування працівникам (начальникам відділів), які готували проект рішення. Вказані особи забезпечують доопрацювання проекту рішення протягом 4-х робочих днів, якщо інший термін не встановлено на засіданні виконкому.

3.33. Якщо у процесі доопрацювання проект рішення зазнав суттєвих змін, він має бути повторно завізований. У цьому випадку до оригіналу доопрацьованого рішення додається завізований проект рішення, який був внесений на розгляд виконавчого комітету.

3.34. Доопрацьоване рішення подається на підпис міському голові (іншій посадовій особі, яка голосувала на засіданні) заступником міського голови відповідно до розподілу функціональних повноважень.

3.35. Підписані міським головою рішення реєструються відділом організаційно-кадрової роботи та документообігу протягом 4-х робочих днів від дня проведення засідання виконкому. Копії рішень передаються до виконавчих органів міської ради, які їх готували.

3.36. Кожне рішення має свій номер і дату його прийняття. Нумерація рішень виконкому ведеться від № 1 за наростанням протягом календарного року.

3.37. Копії рішень виконкому не пізніше як у семиденний строк після прийняття рішень надсилаються відділами, управліннями, які їх готували, виконавцям як акти, обов’язкові для виконання.

Список адресатів визначається особою, яка підготувала проект рішення, та узгоджується керуючим справами виконкому, заступниками міського голови відповідно до розподілу обов’язків.

3.38. Рішення виконкому міської ради, які носять нормативно-правовий характер, підлягають обов’язковому оприлюдненню і набувають чинності з дня їх офіційного оприлюднення, якщо виконкомом не встановлено більш пізній строк введення їх у дію.

3.39.Рішення виконавчого комітету, які носять регуляторний характер, готуються відповідно до вимог Закону України «Про засади державної регуляторної політики у сфері господарської діяльності».

3.40. Копії рішень виконкому, витяги з них на письмовий запит підприємств, установ, організацій, ЗМІ і приватних осіб видаються відділом організаційно-кадрової роботи та документообігу з дозволу міського голови або керуючого справами виконкому.

3.41. Фактичний контроль за виконанням рішень виконкому здійснюють особи, які готували проекти цих рішень, якщо в рішенні не визначені інші посадові особи, відповідальні за контроль виконання.

3.42. Ведення і оформлення протоколів засідання виконавчого комітету, їх облік і зберігання до передачі в архівний відділ здійснює відділ організаційно-кадрової роботи та документообігу.

Відділом організаційно-кадрової роботи та документообігу ведеться поточний архів (5 років) рішень виконкому міської ради.

На засіданні виконкому може вестися стенограма, а також проводитися звуко-, відеозапис засідання. Аудіо- та відеозаписи засідання зберігаються у порядку, встановленому для протоколів засідань.

Протокол оформляється протягом 30 робочих днів після засідання, підписується міським головою.

3.43. Після оформлення протоколу засідання виконкому складається перелік рішень, які включені до протоколу. Перелік рішень додається до протоколу. Облік рішень здійснюється за переліками.

3.44. Вилучення і видача оригіналів документів, включених до протоколу засідання виконкому, здійснюється у виняткових випадках тільки за вимогою судово-слідчих органів з попереднього дозволу міського голови.

При цьому у справі залишається точна копія документу, завірена начальником відділу організаційно-кадрової роботи та документообігу, та копія протоколу вилучення оригіналу.

4. Підготовка і видання розпоряджень міського голови

          4.1. Міський голова видає розпорядження в межах своїх повноважень, визначених Законом України «Про місцеве самоврядування в Україні».

4.2. Проекти розпоряджень за дорученням міського голови готують секретар міської ради, заступники міського голови з питань діяльності виконавчих органів міської ради, керуючий справами виконкому, керівники управлінь, відділів, інших виконавчих органів міської ради, інші посадові особи.

4.3. За змістом розпорядження міського голови поділяються на розпорядження:

— з основної діяльності;

— з кадрових питань (по особовому складу);

— про відпустки;

— про дисциплінарні стягнення;

— про направлення на навчання;

— про відрядження.

4.4. Проекти розпоряджень готуються у відповідності до вимог, встановлених Порядком підготовки проектів рішень виконкому міської ради, розпоряджень міського голови, затвердженим розпорядженням міського голови від 04.02.2008 № 28-р.

4.5. Розпорядження з питань основної діяльності, по особовому складу, про відпустки, про дисциплінарні стягнення, про направлення на навчання, про відрядження реєструються окремо.

Кожне розпорядження має свій номер. Нумерація розпоряджень ведеться від № 1 за наростанням протягом календарного року.

4.6. Розпорядження реєструються відділом організаційно-кадрової роботи та документообігу.

Реєстраційний номер розпорядження з питань основної діяльності складається з порядкового числа та літери «р»; реєстраційний номер розпорядження з кадрових питань складається з порядкового числа та літери «к»; реєстраційний номер розпорядження про відпустки складається з порядкового числа та літери «в»; реєстраційний номер розпорядження про дисциплінарні стягнення складається з порядкового числа та літери «д»; реєстраційний номер розпорядження про направлення на навчання складається з порядкового числа та літери «н», а реєстраційний номер розпорядження про відрядження складається з порядкового числа та літери «вд».

4.7. Розпорядження по особовому складу, про відпустки, про дисциплінарні стягнення, про направлення працівників на навчання реєструються в журналах реєстрації.

Облік розпоряджень з основної діяльності та про відрядження здійснюється за переліками, які складаються після реєстрації та формування розпоряджень у справи.

4.8. Копії розпоряджень міського голови на письмовий запит підприємств, установ, організацій і приватних осіб, які носять індивідуальний характер і безпосередньо стосуються їх прав і обов’язків, видаються відділом організаційно-кадрової роботи та документообігу лише з дозволу керуючого справами виконкому.

 

5. Організація діловодства у виконкомі міської ради

          5.1. Організація роботи з документами у виконкомі міської ради здійснюється згідно з Інструкцією з діловодства у виконкомі, інших виконавчих органах міськради, затвердженою рішенням виконкому міської ради від 23.12.1998 № 840, відповідно до Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді Міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органів виконавчої влади, затвердженою постановою Кабінету Міністрів України від 17.10.1997 № 1153, ДСТУ 4163-2003 «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів», затвердженого наказом Держспоживстандарту України від 07.04.2003 № 55.

5.2. Відповідальність за організацію діловодства покладається на керуючого справами виконкому міської ради, ведення діловодства відповідно до вимог Інструкції з діловодства – на відділ організаційно-кадрової роботи та документообігу.

5.3. Діловодство у структурних підрозділах міської ради (виконавчих органах) ведеться згідно з номенклатурами справ, які після погодження з архівним відділом міської ради затверджуються керівниками і вводяться в дію з 1 січня щорічно.

У структурних підрозділах міської ради, де не передбачено посади працівника з діловодства, ця робота, за наказом керівника, покладається на спеціально призначену особу.

Відповіді, які одержують управління, відділи на свої запити, реєструються і контролюються цими ж структурними підрозділами.

Якщо запити або інші документи, які готують структурні підрозділи міської ради за підписом міського голови або його заступників, надсилаються декільком адресатам, всі відповіді на них збирають відповідні управління (відділи) і інформують керівника.

5.4. Структурні підрозділи міської ради здійснюють діловодство державною мовою.

5.5. Документи, що адресовані міській раді, її виконавчим органам, міському голові, його заступникам, керуючому справами виконкому, приймаються відділом організаційно-кадрової роботи та документообігу.

5.6. Документи, що потребують обліку, виконання і використання з довідковою метою, підлягають реєстрації. Не реєструються телеграми, рекламні повідомлення, форми звітності тощо.

5.7. Документи, адресовані безпосередньо структурним підрозділам міської ради, передаються за призначенням без реєстрації у відділі організаційно-кадрової роботи та документообігу.

5.8. Всі документи, що приймаються відділом організаційно-кадрової роботи та документообігу, підлягають обов’язковому попередньому розгляду, який здійснює начальник цього відділу.

Начальник відділу, за погодженням з керуючим справами виконкому, може доручати здійснювати попередній розгляд частини вхідних документів спеціалісту відділу, який здійснює опрацювання і реєстрацію вхідної кореспонденції.

Метою попереднього розгляду документів є виділення з них тих, що потребують обов’язкового розгляду міським головою, його заступниками відповідно до функціональних обов’язків.

Міському голові, у першу чергу, передаються закони України, акти та кореспонденція Верховної Ради України, Президента України, Кабінету Міністрів України, обласної ради, правоохоронних органів.

5.9. Листи, заяви, скарги, інформаційні запити громадян, документи підприємств, установ, організацій, правоохоронних органів, депутатських звернень, що надійшли поштою і містять фактичні звернення громадян, передаються до відділу по роботі з громадськістю без реєстрації у відділі організаційно-кадрової роботи та документообігу.

5.10. Уся вхідна пошта, адресована на ім’я міського голови, подається йому на розгляд (а у разі його відсутності – особі, що його заміщує) у день отримання.

Міський голова може делегувати право попередньо розглядати частину таких документів заступникам міського голови за напрямками роботи. У таких випадках заступники міського голови самостійно визначають проект резолюції міського голови, інформують його про її зміст і організують її виконання (вчиняють власну резолюцію).

Документи, адресовані заступникам міського голови, секретарю міської ради, керуючому справами, надаються їм на розгляд за розподілом обов’язків у той же термін.

5.11. Після повернення документи з резолюцією міського голови, його заступників та керуючого справами відділом організаційно-кадрової роботи та документообігу передаються виконавцям.

Якщо в резолюції зазначено декілька виконавців, кожному робиться копія. Головним виконавцем є особа, зазначена в резолюції першою, якщо в резолюції не обумовлено інше. Для виконання резолюції цій особі надається право скликати інших виконавців, координувати їх роботу, вимагати від них необхідну інформацію, встановлювати термін її надання.

Головний виконавець повинен забезпечити підготовку узагальненої інформації на основі інформації всіх виконавців, але відповідальність за надану інформацію несуть в однаковій мірі всі виконавці, зазначені в резолюції.

5.12. Виконані службові документи, не визначені контрольними, повертаються за належністю до відділу організаційно-кадрової роботи та документообігу для закінчення їх діловодством (для списання міським головою або його заступниками документа до справи). При цьому на зворотному боці документа (або на будь-якому вільному місці зворотного боку іншого аркуша документа) виконавцем робиться короткий запис про виконання за підписом його безпосереднього керівника.

5.13. Відпрацьованим вважається документ, якщо резолюцію керівника виконано в повному обсязі. Списання до архівної справи здійснюється керівником, яким накладено резолюцію, за поданням відділу організаційно-кадрової роботи та документообігу.

5.14. Якщо документ визначено підставою для прийняття розпорядчого акта, то виконавець робить копію листа і здає його до відділу організаційно-кадрової роботи та документообігу із зазначенням індексу і назви розпорядчого акту.

У разі втрати документа керівник структурного підрозділу пише пояснювальну записку на ім’я міського голови. Міський голова визначає подальші дії щодо загубленого документа.

5.15. Письмові звернення громадян, суб’єктів господарювання щодо отримання узгоджень, дозволів (документів дозвільного характеру за затвердженим переліком) надаються особисто замовником або його представником за довіреністю, та реєструються у Дозвільному центрі «Партнери».

Після реєстрації у Дозвільному центрі «Партнери» не пізніше наступного дня звернення передаються на виконання посадовій особі, відповідальній за надання послуги.

У Дозвільному центрі «Партнери» звернення розглядаються у терміни відповідно до регламенту виконання дозвільної, погоджувальної процедури.

5.16. Для забезпечення оперативності в роботі відділом організаційно-кадрової роботи та документообігу, за узгодженням з керуючим справами виконкому, встановлено час надання одержаної кореспонденції – 16 година щоденно.

5.17. Секретне діловодство здійснюється відділом з питань оборонної та мобілізаційної роботи відповідно до Закону України «Про державну таємницю», Інструкції з питань таємного діловодства.

Документи таємного діловодства доповідаються міському голові начальником відділу.

5.18. Якщо документи потребують відповіді, то її підписують:

— адресовані міському голові – міський голова (особа, яка виконує його обов’язки) або посадова особа, яка мала доручення міського голови розглянути документ і підписати відповідь;

— адресовані міській раді – міський голова (особа, яка виконує його обов’язки), секретар ради або голова постійної (тимчасової) депутатської комісії, який мав їх доручення розглянути документ і підписати відповідь;

— адресовані виконкому міської ради – міський голова або заступники міського голови, керуючий справами від імені виконкому з питань, віднесених до їх компетенції, які мали доручення міського голови розглянути документи і підписати відповідь;

— адресовані заступникам міського голови, керуючому справами виконкому – відповідні заступники міського голови та керуючий справами.

Для листування заступники міського голови, керуючий справами виконкому використовують бланки виконкому.

У разі інформування управлінь облдержадміністрації виконавчими органами міської ради документ підписує начальник відповідного відділу, комітету, управління, служби за погодженням із заступником міського голови за напрямком діяльності. У цьому випадку листування ведеться на бланку відповідного виконавчого органу міськради.

5.19. Документи (ініціативні листи), що надсилаються від імені міської ради або її виконавчого комітету:

— до Кабінету Міністрів України, міністерств, відомств, обласної ради, облдержадміністрації, правоохоронних органів, підприємств (на ім’я перших керівників) підписуються виключно міським головою;

— решті адресатів – міським головою або заступниками міського голови, керуючим справами, секретарем міської ради, які мали доручення міського голови підготувати та підписати лист.

5.20. Вихідні документи за підписом міського голови, його заступників та керуючого справами реєструються у відділі організаційно-кадрової роботи та документообігу.

Приймання документів до відправки проводиться до 16.00. Документи, здані після зазначеного терміну, датуються наступним числом.

5.21. Вилучення документів правоохоронними органами здійснюється на підставі мотивованої постанови слідчого (особи, яка прийняла кримінальну справу до провадження), що надається для ознайомлення заступнику міського голови або керуючому справами виконкому.

Після складання протоколу вилучення знімаються копії з документів, що вилучаються, а також з протоколу та постанови. Копії вилучених документів завіряються у встановленому порядку.

 

6. Контроль за виконанням документів

          6.1. Контроль за виконанням документів здійснюється згідно з Інструкцією з діловодства у виконкомі, інших виконавчих органах міськради та Примірною інструкцією з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді Міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженою Постановою Кабінету Міністрів України від 17.10.1997 № 1153.

6.2. Відповідальність за організацію і стан контролю за виконанням документів несуть міський голова, заступники міського голови, секретар міської ради, керуючий справами виконкому міської ради згідно з розподілом функціональних повноважень, керівники структурних підрозділів міської ради. Координацію роботи з контролю за виконанням документів здійснює керуючий справами виконкому.

6.3. Відповідальність за виконання документів несуть особи, зазначені у розпорядчому документі (рішенні, розпорядженні тощо), резолюції керівника. У разі, коли документ виконується кількома працівниками, відповідальним за організацію виконання є працівник, який у резолюції зазначений першим.

У структурних підрозділах безпосередній контроль за виконанням документів здійснює працівник, відповідальний за діловодство, призначений наказом керівника структурного підрозділу.

6.4. Контролю підлягають усі зареєстровані документи, в яких встановлено завдання та термін виконання:

6.4.1. В обов’язковому порядку виконуються вимоги:

— законів України;

— указів, розпоряджень Президента України;

— постанов Верховної Ради України;

— постанов та розпоряджень Кабінету Міністрів України (в межах делегованих повноважень);

— розпоряджень голови обласної державної адміністрації (в межах делегованих повноважень);

— рішень обласної, міської рад, що стосуються повноважень місцевого самоврядування.

6.4.2. Документи, які надійшли до виконкому міської ради і поставлені на контроль керівництвом виконкому відповідною резолюцією, або документи, терміни виконання яких встановлені актами законодавства (вимоги, приписи, протести правоохоронних органів, звернення народних депутатів, депутатів міськради тощо).

6.4.3. Рішення виконавчого комітету міської ради.

6.4.4. Розпорядження міського голови.

6.5. Контроль за виконанням документів, зазначених у п.6.4., поділяється на організаційний та діловодний (технічний).

Організаційний контроль включає:

— планування виконання контрольних документів;

— організацію практичних заходів, направлених на виконання;

— перевірку фактичного виконання;

— складання довідок (інформацій) про стан виконання;

— узагальнення звітів про виконання і внесення пропозицій про зняття з контролю.

Діловодний (технічний) контроль включає:

— реєстрацію контрольних документів;

— ведення контрольної картотеки;

— аналіз виконавчої дисципліни;

— зняття документів з контролю.

6.6. Керівництво організаційним контролем здійснюють секретар міської ради, заступники міського голови, керуючий справами виконкому за напрямками роботи.

6.7. Вхідні, розпорядчі документи виконкому міської ради, міського голови виконуються в установлені терміни.

6.7.1. Терміни виконання можуть бути зазначені у самому документі або встановлені актами законодавства. Відлік установлених документами термінів виконання (наприклад, «у 10-денний термін») ведеться від дати отримання (прийняття) документа виконкомом міської ради.

6.7.2. Термін виконання вхідних документів без зазначеного терміну виконання встановлюється резолюцією керівництва. Всі документи без зазначеного терміну повинні бути виконані не пізніше як за 30 календарних днів, а документи з позначкою «терміново» — протягом 7 робочих днів від дати підписання документа.

6.8. Документ вважається виконаним лише тоді, коли поставлені в ньому питання вирішені, та про це надана відповідь (інформація).

Документи, які надійшли до виконкому міської ради і поставлені на контроль резолюцією керівника, після надання відповідної інформації виконавцем знімаються з контролю тільки керівником, який поставив документ на контроль.

6.9. Документи законодавчої і виконавчої влади.

6.9.1. Після вчинення резолюцій на документах відділ організаційно-кадрової роботи та документообігу (спеціаліст з контролю) ставить на контроль резолюцію міського голови, його заступників, керуючого справами виконкому щодо організації виконання цих документів.

6.9.2. Якщо документи, що надійшли в межах делегованих повноважень з центральних чи місцевих органів виконавчої влади, потребують прийняття рішення виконкому або розпорядження міського голови, виконавець розробляє їх проекти протягом 7 робочих днів з дня отримання, якщо резолюція не містить у собі іншого терміну.

6.9.3. Виконаний документ повертається до відділу організаційно-кадрової роботи та документообігу (спеціалісту з контролю) разом з інформацією про проведену роботу за підписом виконавця (начальника управління, відділу).

Спеціаліст з контролю подає справу про виконання контрольного документа на розгляд заступникам міського голови, керуючому справами виконкому (відповідно до резолюції міського голови), які списують документ до справи резолюцією «До справи» або «Зняти з контролю» чи залишають його на контролі згідно зі строками виконання, потребою в додатковій інформації і т.ін., або подають на доповідь про хід розгляду виконання міському голові.

Якщо документи передбачають направлення інформації (звіту) про стан виконання або проведену роботу, то таку інформацію готує виконавець (керівник структурного підрозділу) та подає на підпис у порядку, зазначеному у п.5.19. цього Регламенту.

6.9.4. Списані у справу документи зберігаються відповідно до термінів, визначених номенклатурою справ, після чого знищуються за актом.

6.9.5. Відділ контролю та відділ організаційно-кадрової роботи та документообігу за дорученням міського голови або керуючого справами виконкому перевіряють хід виконання контрольних документів (резолюцій керівників на цих документах).

За підсумками перевірки складається доповідна записка про стан виконавчої дисципліни або роботи з контрольними документами у виконавчих органах міської ради, яка може розглядатися на нарадах у керуючого справами, заступників міського голови або нарадах з підбиття підсумків роботи, на навчаннях з керівниками структурних підрозділів.

6.10. Рішення виконавчого комітету міської ради та розпорядження міського голови.

6.10.1. Контрольне рішення виконавчого комітету та розпорядження міського голови (в копіях) надходять до спеціаліста з контролю. На кожне з них оформляється окрема контрольна справа, в якій накопичуються всі матеріали про хід його виконання.

6.10.2. Організація виконання рішень виконавчого комітету та розпоряджень міського голови здійснюється заступниками міського голови, керуючим справами виконкому відповідно до розподілу функціональних повноважень (особа, на яку покладений контроль за виконанням у самому рішенні, розпорядженні).

6.10.3. Безпосередній виконавець завдань, що містять в собі рішення виконавчого комітету або розпорядження міського голови, забезпечує його виконання. Про хід та результати інформує посадову особу, на яку покладено контроль за виконанням даного рішення або розпорядження та спеціаліста з контролю.

6.10.4. Якщо всі пункти рішення, розпорядження виконані, і підготовлена підсумкова інформація щодо їх виконання, заступники міського голови, керуючий справами виконкому дають згоду на зняття з контролю даного рішення або розпорядження.

Для зняття з контролю рішень виконкому з основних питань після закінчення встановлених термінів виконання структурний підрозділ, який готував рішення, готує проект рішення про зняття з контролю або про встановлення додаткового терміну контролю і вносить його на засідання виконкому у встановленому порядку.

Для зняття з контролю рішень виконкому або розпоряджень міського голови структурний підрозділ, який готував рішення, розпорядження, готує довідку з пропозицією про зняття з контролю чи продовження терміну контролю, передає її для ознайомлення і підпису відповідному заступнику міського голови. Рішення знімається з контролю після надання спеціалісту з контролю довідки з резолюцією заступника міського голови «До справи» або «Зняти з контролю».

Розпорядження міського голови знімаються з контролю розпорядженням міського голови або після надання виконавцем спеціалісту з контролю довідки з резолюцією голови «До справи» або «Зняти з контролю».

6.10.5. У випадку невиконання завдання до визначеного в рішенні, розпорядженні терміну, начальник управління, відділу або інша посадова особа, якій доручено виконання документа чи окремих його пунктів, повинні письмово сповістити про причини невиконання та вказати остаточний термін його виконання.

Невиконання або порушення термінів виконання рішень і розпоряджень без поважних причин розглядається як порушення виконавчої дисципліни.

6.11. Доручення міського голови.

6.11.1. Контроль за виконанням доручень міського голови (у тому числі по нарадах, робочих зустрічах) здійснюється відділом контролю.

6.11.2. Відповідальність за виконання протокольних доручень несуть особи, вказані у цих документах. Якщо протокольне доручення дане кільком керівникам, контроль за організацією його виконання покладається на особу, яка вказана першою у списку.

6.11.3. Виконавець організовує виконання доручення міського голови, готує інформацією та надає у визначені терміни до відділу контролю міської ради.

6.11.4. Доручення міського голови вважаються виконаними лише тоді, коли поставлені в них питання вирішені по суті. При несвоєчасному виконанні доручення міського голови виконавець разом з інформацією надає пояснення про причини порушення термінів виконання.

6.11.5. Якщо виконавець особисто доповів міському голові про виконання його доручення, то за підписом міського голови на документі робиться запис: «Зняти з контролю» та ставиться дата. Оригінал цього документу додається до матеріалів контрольної справи зазначеного документу.

6.11.6. Відділ контролю за дорученням міського голови перевіряє фактичне виконання доручень, за результатами перевірки складає доповідну записку та інформує міського голови.

6.12. Керівництво діловодним контролем здійснює керуючий справами виконкому.

Відділ організаційно-кадрової роботи та документообігу в межах своєї компетенції:

— здійснює реєстрацію контрольних документів;

— регулярно з’ясовує з управліннями, відділами та іншими виконавчими органами міської ради стан виконання контрольних документів;

— проводить випереджувальні моніторинги термінів можливості виконання документів та реагування на запити і звернення, готує нагадування-попередження та своєчасно інформує заступників міського голови (відповідно до розподілу повноважень), керуючого справами про закінчення термінів виконання документів;

— систематично аналізує стан роботи з документами в управліннях, відділах міської ради, надає їм необхідну консультативну та методичну допомогу;

— готує інформаційно-аналітичні та інші матеріали з питань виконання документів;

— із залученням фахівців інших структурних підрозділів міської ради перевіряє стан організації контролю, виконавчої дисципліни у виконавчих органах міськради та про результати інформує керуючого справами.

 

7. Організація роботи з кадрами

          7.1. Ведення кадрового діловодства та проходження посадовими особами служби у структурних підрозділах міської ради здійснює відділ організаційно-кадрової роботи та документообігу, який у своїй діяльності керується законами України «Про місцеве самоврядування в Україні», «Про службу в органах місцевого самоврядування», «Про державну службу в Україні», Кодексом законів України про працю, постановами Кабінету Міністрів України «Про затвердження порядку проведення конкурсу на заміщення вакантних посад державних службовців», «Про затвердження типового порядку формування кадрового резерву в органах місцевого самоврядування», рішеннями міської ради та її виконавчого комітету, розпорядженнями міського голови, Положенням про відділ, цим Регламентом.

У питаннях організації і застосування методики проведення кадрової роботи та служби в органах місцевого самоврядування відділ керується також відповідними рекомендаціями Головдержслужби України, Мінпраці та Мінюсту.

7.2. Структура, загальна чисельність виконавчих органів (у разі необхідності) та витрати на їх утримання затверджуються рішенням міської ради за поданням міського голови.

7.3. Штатний розпис на наступний рік переглядається і затверджується міським головою щорічно до 25 грудня. У разі необхідності, в межах затвердженої структури, загальної чисельності працівників і визначених радою коштів на їх утримання, до штатного розпису розпорядженням міського голови протягом календарного року можуть вноситися зміни.

7.4. На службу в органи місцевого самоврядування можуть бути прийняті громадяни України, які мають відповідну освіту і професійну підготовку, володіють державною мовою.

7.5. Прийняття на службу здійснюється шляхом конкурсного відбору у встановленому порядку або за іншою процедурою, передбаченою законодавством.

Прийняття працівників на роботу до виконавчих органів міської ради на посади, не віднесені до категорії посадових осіб, та звільнення їх з роботи здійснюється відповідно до законодавства про працю.

7.6. Переведення на рівнозначну або нижчу посаду, а також просування по службі посадових осіб, які зараховані до кадрового резерву чи успішно пройшли стажування у порядку, визначеному Кабінетом Міністрів України, може здійснюватися без конкурсного відбору.

7.7. На кожну посадову особу формується особова справа згідно з Порядком ведення особових справ державних службовців.

7.8. Посадові особи щорічно до 15 квітня складають декларації про доходи в порядку, визначеному чинним законодавством. Контроль за своєчасністю та поданням декларацій здійснює керівник структурного підрозділу. Узагальнення та звітність щодо подання посадовими особами декларацій здійснює відділ організаційно-кадрової роботи та документообігу.

7.9. Відповідальність за проведення кадрової роботи, вирішення питань щодо служби в органах місцевого самоврядування покладається на керуючого справами виконкому та керівників структурних підрозділів міської ради.

7.10. Порядок проведення конкурсу на заміщення вакантних посад при прийнятті на службу в органи місцевого самоврядування.

7.10.1. Рішення про проведення конкурсу приймається міським головою за наявності вакантної посади.

7.10.2. Оголошення про конкурс публікується в газеті міської громади «Нікопольська правда» або оприлюднюється через інші офіційні засоби масової інформації не пізніше ніж за місяць до початку конкурсу.

Особи, які бажають взяти участь у конкурсі, подають до конкурсної комісії документи відповідно до Порядку проведення конкурсу на заміщення вакантних посад державних службовців.

7.10.3. За рішенням конкурсної комісії до участі у конкурсі допускаються особи, які відповідають умовам конкурсу.

Відділ організаційно-кадрової роботи та документообігу за погодженням з головою конкурсної комісії визначає дату проведення іспиту та повідомляє кандидатів про місце і час його проведення.

7.10.4. Конкурсна комісія на підставі розгляду поданих документів, результатів іспиту та співбесіди з кандидатами, які успішно склали іспит, на своєму засіданні здійснює відбір осіб для зайняття вакантних посад.

При проведенні конкурсу перевага надається особам, які пройшли стажування на посаді.

Інші кандидати, які успішно склали іспит, але не були відібрані або призначені на посади, у разі їх згоди, за рішенням конкурсної комісії можуть бути рекомендовані для зарахування до кадрового резерву.

7.10.5. До участі у конкурсі не допускаються особи, які:

— досягли встановленого законодавством граничного віку перебування на службі в органах місцевого самоврядування;

— визнані в установленому порядку недієздатними;

— мають судимість, що є несумісною із зайняттям посади посадової особи в органах місцевого самоврядування;

— у разі прийняття на службу будуть безпосередньо підпорядковані або підлеглі особам, які є їх близькими родичами чи свояками;

— позбавлені права займати відповідні посади в установленому законом порядку на визначений термін;

— в інших випадках, установлених законами.

7.10.6. Якщо за результатами конкурсу не відібрано жодного з кандидатів для призначення на посаду, конкурсна комісія не може рекомендувати цих кандидатів до кадрового резерву.

7.10.7. При прийнятті на службу посадових осіб може встановлюватися випробування до шести місяців, що обов’язково відображається у розпорядженні міського голови про прийняття на роботу.

7.11. Прийняття на службу в органи місцевого самоврядування поза конкурсом.

7.11.1. Прийняття на службу здійснюється:

— на посаду міського голови в порядку, встановленому Законом України «Про місцеве самоврядування в Україні»;

— на посаду секретаря міської ради – шляхом обрання радою;

— на посаду заступників міського голови, керуючого справами виконавчого комітету міської ради – шляхом затвердження радою за пропозицією міського голови.

7.11.2. Без конкурсного відбору, за рішенням міського голови, може здійснюватися прийняття на роботу:

— державних службовців або посадових осіб органів місцевого самоврядування, які успішно пройшли стажування:

— випускників Української Академії державного управління при Президентові України та її філіалів, якщо вони направлялися на навчання виконкомом міськради;

— працівників патронатної служби.

7.12. Робота з кадровим резервом.

7.12.1. Для прийняття на посади і просування по службі посадових осіб місцевого самоврядування щороку (у грудні) формується кадровий резерв, який за необхідністю може переглядатися протягом року.

Списки кадрового резерву готує керівник відповідного виконавчого органу міської ради, затверджує їх у заступника міського голови за напрямком діяльності.

Узагальнений список кадрового резерву затверджується розпорядженням міського голови.

7.12.2. На кожну посаду кадровий резерв формується не менше як з двох осіб. Міський голова може, з урахуванням фактичної потреби, встановлювати своїм розпорядженням інші кількісні норми формування резерву, в тому числі і на окремі посади.

7.12.3. З працівниками, зарахованими до кадрового резерву, проводиться робота згідно з особистими річними планами, затвердженими керівниками структурних підрозділів міської ради, в яких передбачається:

— вивчення і аналіз виконання законів України, актів Президента і Кабінету Міністрів України, рішень міської ради та її виконавчого комітету;

— систематичне навчання шляхом самоосвіти;

— періодичне навчання і підвищення кваліфікації у відповідних навчальних закладах;

— участь у роботі семінарів, нарад, конференцій з проблем та питань діяльності органів місцевого самоврядування;

— стажування протягом не більш як двох місяців у виконавчих органах міськради відповідно до графіків, затверджених заступником міського голови згідно з розподілом повноважень;

— виконання обов’язків посадової особи, на посаду якої зараховано працівника до кадрового резерву;

— залучення до вивчення відповідних питань, проведення перевірок, службових розслідувань;

— участь у підготовці проектів рішень міської ради, виконавчого комітету, інших організаційно-розпорядчих документів.

7.13. Міський голова, заступники міського голови, керуючий справами виконкому створюють умови для навчання та підвищення кваліфікації посадових осіб місцевого самоврядування.

7.14. Стажування на службі в органах місцевого самоврядування.

7.14.1. З метою набуття практичного досвіду, перевірки професійного рівня і ділових якостей працівників, які претендують на зайняття посади у виконавчих органах міськради, проводиться стажування особи терміном до 2-х місяців.

7.14.2. Стажування можуть проходити як особи, що вперше претендують на посаду, так і посадові особи, які бажають зайняти більш високу посаду.

7.14.3. Стажування посадових осіб проводиться згідно з Положенням про стажування у державних органах (Постанова Кабінету Міністрів України від 01.12.1994 р. № 804).

7.14.4. З метою просування по службі посадових осіб стажування проводиться за дозволом міського голови, при цьому стажист надає письмову заяву про дозвіл йому на стажування за погодженням з керівником структурного підрозділу, заступником міського голови, керуючим справами згідно з розподілом повноважень.

7.14.5. Керівник відділу, управління, інших виконавчих органів міської ради визначає завдання для стажиста на період стажування, закріплює за ним досвідченого фахівця-наставника з числа посадових осіб.

7.14.6. Після закінчення стажування стажист подає до відділу організаційно-кадрової роботи та документообігу звіт про стажування та висновки керівника щодо подальшої роботи стажиста в органах місцевого самоврядування.

7.15. Продовження терміну перебування на службі в органах місцевого самоврядування.

7.15.1. Термін перебування на службі в органах місцевого самоврядування може бути продовжено, але не більше як на 5 років, за розпорядженням міського голови.

7.15.2. Подання керівника управління, відділу, інших виконавчих органів міської ради щодо продовження терміну перебування на службі в органах місцевого самоврядування подається до відділу організаційно-кадрової роботи та документообігу не пізніше як за місяць до досягнення посадовою особою граничного віку перебування на службі або закінчення терміну попереднього продовження.

7.15.3. У поданні разом з обгрунтуванням потреби продовження зазначеного терміну вказується причина невикористання кадрового резерву на посаду, яку обіймає посадова особа, що досягла граничного віку перебування на службі, список кадрового резерву та термін його підготовки на цю посаду.

7.16. Посадові інструкції.

7.16.1. На кожну посаду, відповідно до штатного розпису, в місячний термін після затвердження радою структури, загальної чисельності штатних одиниць виконавчих органів міської ради розробляється посадова інструкція.

7.16.2. Посадові інструкції можуть переглядатися, в разі необхідності, у зв’язку зі змінами структури, штатного розпису, функцій виконавчих органів міськради, завдань, обов’язків, прав і відповідальності їх працівників.

7.16.3. Посадова інструкція розробляється керівниками структурних підрозділів міської ради на посаду кожного працівника підрозділу та затверджується заступником міського голови, керуючим справами виконкому відповідно до розподілу повноважень.

7.16.4. Посадові інструкції складаються на основі типових професійно-кваліфікаційних характеристик посадових осіб місцевого самоврядування, затверджених наказом Головного управління державної служби України від 29 грудня 2009 року № 406, положення про відповідний структурний підрозділ.

Для розробки посадових інструкцій використовується також Довідник типових професійно-кваліфікаційних характеристик посад державних службовців, затверджений наказом Головдержслужби від 1 вересня 1999 року № 65 (випуск № 76) та Додаток 1 до нього.

7.16.5. Посадові інструкції готуються у двох примірниках, один з яких зберігається у відділі організаційно-кадрової роботи та документообігу, а другий – у керівників відповідних структурних підрозділів міської ради. Кожному працівнику видається під розпис копія посадової інструкції.

7.16.6. У посадовій інструкції мають бути чітко окреслені місце та роль працівника в діяльності підрозділу, межі його повноважень та відповідальності.

Текст посадової інструкції складається, як правило, з таких розділів:

— загальні положення;

— основні завдання та обов’язки;

— права;

— відповідальність;

— вимоги до працівника.

7.17. Порядок оформлення відряджень.

7.17.1. Відрядження працівників виконавчих органів міської ради здійснюється відповідно до планів роботи та за службовою необхідністю.

7.17.2. Проект розпорядження міського голови та посвідчення про відрядження міському голові, секретарю міської ради, заступникам міського голови, керуючому справами виконкому міської ради, начальникам відділів, управлінь та інших виконавчих органів міської ради, працівникам підрозділів, розрахунок оплати праці яких здійснюється відділом бухгалтерського обліку, готує відділ організаційно-кадрової роботи та документообігу.

7.17.3 При змінах у структурі виконавчих органів міської ради міський голова, у разі необхідності, окремим розпорядженням визначає інший відділ, на який покладається завдання з підготовки проектів розпоряджень міського голови та посвідчень про відрядження.

7.17.4. Проект розпорядження міського голови про відрядження візують: керуючий справами виконкому, начальник відділу бухгалтерського обліку та начальник юридичного відділу міської ради.

7.17.5. Підставою для підготовки проекту розпорядження про відрядження є запрошення, виклик органів виконавчої влади вищого рівня або службова записка керівника виконавчого органу міської ради, яка з резолюцією міського голови, заступника міського голови, якому за розподілом повноважень підпорядкована особа, що відбуває у відрядження, та з резолюцією керуючого справами надається до відділу організаційно-кадрової роботи та документообігу, як правило, за три дні до дати відрядження.

7.17.6. Право підписання посвідчень про відрядження має керуючий справами виконкому міської ради, а в разі його відсутності – особа, на яку покладено виконання обов’язків керуючого справами.

7.17.7. Після завершення відрядження у триденний термін необхідно надати до відділу бухгалтерського обліку міської ради відповідні документи.

7.17.8. Керівники та працівники структурних підрозділів міської ради, розрахунок оплати праці яких здійснюється не відділом бухгалтерського обліку міськради, направляються у відрядження керівником відповідного структурного підрозділу, який видає наказ про відрядження.

7.18. Порядок надання відпусток.

7.18.1. Щорічні, додаткові та інші відпустки, передбачені чинним законодавством, надаються працівникам в установленому порядку.

7.18.2. Щорічно у грудні керівники структурних міської ради складають графіки відпусток працівників на наступний рік і надають їх до відділу організаційно-кадрової роботи та документообігу у встановлені терміни.

7.18.3. Після узагальнення, графік щорічних відпусток секретаря міської ради, заступників міського голови, керуючого справами виконкому, керівників та працівників структурних підрозділів міської ради затверджується міським головою.

Порушення затвердженого графіка відпусток дозволяється, як виняток і тільки з поважних причин або виходячи із загальної виробничої потреби за дозволом міського голови.

7.18.4. Відпустка надається на підставі заяви працівника і оформляється розпорядженням міського голови. Заява адресується на ім’я міського голови і повинна бути завізована безпосереднім керівником. Заяви працівників виконавчих органів міської ради також погоджують заступники міського голови, керуючий справами виконкому (відповідно до розподілу функціональних повноважень).

7.18.5. Основна і додаткова відпустки, за бажанням працівника, можуть надаватися разом або частинами відповідно до чинного законодавства.

Проекти розпоряджень міського голови про відпустки готуються відділом організаційно-кадрової роботи та документообігу і візуються керуючим справами виконкому, начальником юридичного відділу та начальником відділу бухгалтерського обліку у випадку, якщо цей відділ здійснює розрахунок оплати праці особі, яка відбуває у відпустку.

7.18.7. Контроль за дотриманням графіка відпусток, облік використання відпусток та оформлення документів, пов’язаних з відпустками, здійснює відділ організаційно-кадрової роботи та документообігу.

7.18.8. Надання відпусток без збереження заробітної плати здійснюється за розпорядженням міського голови згідно з чинним законодавством про працю.

7.18.9. Питання про відпустки керівників підприємств, що знаходяться у комунальній власності територіальної громади міста, погоджуються із міським головою.

 

8.     Підготовка та проведення протокольних заходів

          8.1. Організація протокольних заходів та загальноміських святкових заходів за участю міського голови здійснюється відповідно до вимог Порядків проведення цих заходів.

8.2. Порядок проведення протокольних заходів та Порядок проведення загальноміських святкових заходів за участю міського голови затверджуються розпорядженнями міського голови та повинні визначати рівень заходів, правила Протоколу та принципи їх додержання, види загальноміських святкових заходів та основні етапи у їх підготовці.

8.3. Відповідальність за організацію і проведення протокольних заходів та загальноміських святкових заходів за участю міського голови несуть заступники міського голови – голови організаційних комітетів.

8.4. Консультативну допомогу з питань підготовки протокольних заходів за участю міського голови, координацію і контроль за їх проведенням здійснює відділ організаційно-кадрової роботи та документообігу.

 

9. Підготовка і проведення нарад

          9.1. Міський голова, секретар міської ради, заступники міського голови, керуючий справами виконкому та керівники виконавчих органів міськради проводять відповідно до плану роботи виконкому міської ради наради з метою оперативного розгляду та вирішення питань, що належать до їх компетенції.

Тривалість наради – не більше півтори години.

Невідкладні, позачергові або термінові наради проводяться поза планом роботи та в особливих випадках, пов’язаних із суспільно-політичною ситуацією в місті, запобіганням аваріям, катастрофам, стихійному лиху чи ліквідацією їх наслідків.

9.2. Дата, час, план проведення нарад міським головою, секретарем міської ради, заступниками міського голови, керуючим справами виконкому визначаються ними самостійно.

9.3. Організаційно-технічне забезпечення нарад з галузевих питань, які проводить міський голова, покладається на заступників міського голови відповідно до розподілу функціональних повноважень.

До цієї роботи залучаються необхідні виконавчі органи міської ради.

9.4. Дата, час, план проведення нарад за участю міського голови (з урахуванням циклограми роботи виконавчих органів міської ради) завчасно погоджуються з міським головою його заступниками.

9.5. Підготовку нарад, які проводять заступники міського голови, керуючий справами виконкому, здійснює відповідне управління, відділ міської ради, що відповідає за їх проведення.

9.6. Організатори нарад розробляють план їх проведення, формують порядок денний, готують необхідні інформаційні, статистичні, аналітичні довідки та матеріали для виступу головуючого.

Порядок денний, довідкові матеріали до нарад та обгрунтування причин внесення питань на розгляд надаються керівництву, як правило, за два дні до їх проведення, а з додаткових (позапланових) питань – у день проведення наради.

Невідкладні оперативні питання можуть вноситись на розгляд організаторами нарад за узгодженням головуючого на нараді в усній формі.

9.7. Тривалість повідомлень та виступів встановлюється головуючим на нараді, виходячи із питань, які розглядаються.

9.8. Управління, відділ міської ради, питання якого виноситься на розгляд, за погодженням із заступниками міського голови, керуючим справами виконкому визначає коло осіб, яких необхідно запросити на нараду, складає списки запрошених, забезпечує оповіщення учасників наради, здійснює реєстрацію їх прибуття на нараду та підготовку приміщення.

Запрошення учасників наради здійснюється не пізніше, як за один день до проведення наради (крім невідкладних, термінових або пов’язаних з особливими випадками нарад).

9.9. Ведення протоколів нарад, які проводяться міським головою, забезпечує відділ контролю, інших – організатори цих нарад.

У протоколі повинні бути зазначені присутні на нараді, конкретні доручення та виконавці, а також строки виконання доручень.

9.10. Протоколи або витяги з протоколів нарад оформляються у дводенний термін, підписуються головуючим і розсилаються учасникам наради, яким надані доручення.

Протоколи нарад, які проводить міський голова, та надані протокольні доручення готуються і розсилаються виконавцям в день проведення наради. Для цього може використовуватися локальна комп’ютерна мережа.

9.11. За матеріалами нарад і результатами розгляду окремих питань, у разі необхідності, може готуватися проект відповідного розпорядження міського голови.

9.12. Звіти про виконання протокольних доручень міського голови у визначений термін надаються їх виконавцями до відділу контролю в друкованому вигляді та розміщуються в локальній комп’ютерній мережі в окремій папці. Протоколи та звіти про виконання протокольних доручень зберігаються у відділі контролю.

9.13. Контроль за виконанням протокольних доручень міського голови покладається на заступників міського голови, керуючого справами виконкому, керівників виконавчих органів міськради, контроль за своєчасністю і якістю виконання – на відділ контролю.

9.14. Дозвіл на присутність представників засобів масової інформації та на проведення кіно-відео-фотозйомок і звукозапису у приміщенні, де відбувається нарада, надається посадовою особою, яка проводить нараду.

Надання засобам масової інформації офіційної інформації про питання, які порушувались на нарадах, та про підсумки їх розгляду забезпечує відділ по роботі з громадськістю.

9.15. Телефонограми про виклик на наради підписуються міським головою, заступниками міського голови, керуючим справами виконкому, які скликають нараду, та фіксуються в книзі вихідних телефонограм у приймальнях заступників міського голови.

9.16. Для організації навчання та методичних консультацій з керівниками виконавчих органів міськради проводяться семінари (заняття). Дата і тематика семінарів, порядок їх проведення визначається керуючим справами виконкому.

Організаційно-технічне забезпечення навчань здійснює відділ організаційно-кадрової роботи та документообігу.

9.17. Для проведення нарад, семінарів використовуються зали засідань на другому і четвертому поверсі адміністративної будівлі міської ради. Для проведення нарад за участю міського голови використовується, як правило, конференційна зала на третьому поверсі.

9.18. Заявка на використання приміщення зали засідань на другому поверсі подається організаторами нарад і семінарів до відділу організаційно-кадрової роботи та документообігу разом з планами роботи на тиждень, а у випадку проведення позапланових нарад – не пізніше одного дня до проведення.

9.19. Заявка на використання приміщення зали засідань на четвертому поверсі узгоджується організаторами нарад і семінарів з секретарем міської ради, керуючим справами виконкому та надається завідуючому господарською частиною не пізніше одного дня до проведення.

9.20. Про використання приміщення конференційної зали організатори нарад і семінарів інформують завідуючого господарською частиною не пізніше одного дня до проведення.

9.21. Забезпечення належного технічного та санітарного стану приміщень для проведення нарад і семінарів, обладнання необхідною кількістю вішалок здійснює господарська частина.

9.22. Перелік нарад за участю міського голови, погоджений із заступниками міського голови та керуючим справами виконкому, щоп’ятниці надається управліннями і відділами міської ради до відділу організаційно-кадрової роботи та документообігу у друкованому та електронному вигляді. Відділ організаційно-кадрової роботи та документообігу включає ці наради до тижневого плану роботи виконавчих органів міської ради.

 

10. Організація особистого прийому та розгляд звернень громадян

          10.1. У роботі зі скаргами, заявами та пропозиціями, інформаційними запитами громадян (далі – звернення) і в організації їх особистого прийому виконком керується Конституцією України, Законами України «Про звернення громадян», «Про інформацію», відповідними Указами Президента України.

10.2. Звернення громадян опрацьовуються відділом по роботі з громадськістю.

Звернення громадян щодо надання архівних довідок опрацьовуються архівним відділом міської ради.

10.3. Відділ по роботі з громадськістю веде облік та діловодне опрацювання письмових звернень громадян та на особистому прийомі, фізичних осіб, а також документів підприємств, установ, організацій, правоохоронних органів, депутатських звернень, що містять фактичні звернення громадян відповідно до вимог Інструкції з діловодства за зверненнями громадян…, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 року № 348.

10.4. Після реєстрації звернення передаються на розгляд міському голові, секретарю ради, заступникам міського голови, керуючому справами виконавчого комітету відповідно до розподілу функціональних повноважень.

10.5. За дорученням міського голови, секретаря міської ради, заступників міського голови, керуючого справами виконкому працівники відділу по роботі з громадськістю направляють розглянуті письмові звернення відповідно до резолюції.

Якщо в резолюції зазначено декілька виконавців, кожному робиться копія. Відповідальною за виконання є особа, зазначена в резолюції першою, якщо не обумовлено інше. Для виконання резолюції цій особі надається право скликати інших виконавців, координувати їх роботу, вимагати від них необхідну інформацію, встановлювати термін її надання.

Відповідальна особа повинна забезпечити підготовку узагальненої відповіді заявнику на основі інформації всіх виконавців, але відповідальність за надану інформацію в однаковій мірі несуть всі виконавці, зазначені в резолюції.

10.6. Згідно із законодавством звернення розглядаються і вирішуються у термін не більше одного місяця від дня їх надходження, а ті, які не потребують додаткового вивчення, не пізніше п’ятнадцяти днів від дня їх отримання.

Інформаційні запити розглядаються у терміни, визначені Законом України «Про інформацію».

10.7. Контроль за термінами проходження письмових звернень громадян здійснюється працівниками відділу по роботі з громадськістю разом із структурними підрозділами міської ради, які одержали їх для розгляду.

10.8. Відповіді на звернення громадян, що надсилаються до обласної державної адміністрації, вищих органів виконавчої влади, народним депутатам України готує безпосередній виконавець за підписом міського голови або його заступників у залежності від того, як визначено в резолюції міського голови.

10.9. Відповіді заявникам підписують:

— на звернення, адресовані міському голові, виконкому міської ради, заступникам міського голови, керуючому справами виконкому, секретарю міської ради, – міський голова, заступники міського голови, керуючий справами виконкому, секретар міської ради відповідно;

— на звернення, адресовані міській раді, – міський голова (особа, яка виконує його обов’язки), секретар ради або голова постійної (тимчасової) депутатської комісії, депутат міської ради, які за їх дорученням розглядали звернення.

Відповіді на звернення реєструються і надсилаються заявникам відділом по роботі з громадськістю.

10.10. Особистий прийом громадян міським головою, секретарем міської ради, заступниками міського голови, керуючим справами виконкому здійснюється згідно з графіком, який затверджується розпорядженням міського голови.

10.11. Попередню співбесіду з громадянами та реєстрацію (запис) на прийом проводять працівники відділу по роботі з громадськістю.

10.12. Реєстрація усного прийому ведеться в картках особистого прийому та журналі обліку громадян.

10.13. Контроль за виконанням доручень, даних під час прийому, здійснюється першим помічником міського голови, секретарем міськради, заступниками міського голови, керуючим справами виконкому та працівниками відділу по роботі з громадськістю.

10.14. Особистий прийом громадян в управліннях, відділах та інших виконавчих органах ради проводиться відповідно до затвердженого розпорядженням міського голови графіку. За організацію прийому відповідає керівник виконавчого органу міськради.

10.15. Роз’яснювальна робота з громадянами проводиться відділом по роботі з громадськістю щодня, крім загальних вихідних та святкових днів.

10.16. Усні звернення громадян, що приймаються службою «005» (відповідальними черговими), реєструються у черговому журналі, попередньо розглядаються працівниками та доводяться до відома диспетчерських служб підприємств, що забезпечують життєдіяльність населення.

Особливо важливі звернення до служби «005» терміново доповідаються міському голові, а у святкові та вихідні дні – особі, яка додатково, за розпорядженням міського голови, призначена відповідальним черговим.

10.17. Відділ по роботі з громадськістю аналізує письмові та усні звернення громадян з метою їх систематизації та обліку.

 11. Виконання машинописних та розмножувальних робіт

          11.1. Машинописні та розмножувальні роботи виконуються безпосередньо у відділах, управліннях міської ради на робочих місцях, обладнаних відповідною оргтехнікою (ПК, принтери, копіювальний апарат і т.інше).

11.2. Друкування та розмноження документів здійснюється відповідно до вимог Інструкції з діловодства.

 

12. Режим роботи та організація використання робочого

часу працівників виконавчих органів міської ради,

організація чергувань

          12.1. Режим роботи встановлюється розпорядженням міського голови, в якому зазначається початок роботи, тривалість роботи по днях тижня, вихідні дні, початок перерви на обід та її тривалість.

При змінних роботах для працівників (відповідальні чергові) чергування у змінах встановлюється тривалістю 24 години, без перерви на обід з прийманням їжі на робочому місці. Графіки чергувань складаються щомісячно керівниками відділів, працівники яких задіяні у чергуванні, та затверджуються заступником міського голови відповідно до розподілу функціональних повноважень.

12.2. Перебування працівників відділів, управлінь та інших виконавчих органів міської ради із службових питань у робочий час за межами службового приміщення повинно бути попередньо узгоджене з керівниками цих відділів та управлінь.

12.3. Керівники виконавчих органів міської ради повідомляють про свою відсутність на робочому місці в робочий час приймальню міського голови або відповідну приймальню шляхом залишення інформації про мету, час відсутності і місце перебування та телефон, за яким кожного можна знайти.

Заступники міського голови, секретар ради, керуючий справами повідомляють про свою відсутність на робочому місці в робочий час приймальню міського голови шляхом залишення інформації про місце перебування та контактний телефон.

12.4. Виїзди керівників виконавчих органів міської ради із службових питань за межі міста здійснюються за розпорядженням міського голови або за погодженням з відповідним заступником міського голови, керуючим справами виконкому.

12.5. Надання відгулів за відпрацьовані вихідні дні, відпусток без збереження заробітної плати здійснюється за розпорядженням міського голови та погодженням з відповідним заступником міського голови, керуючим справами, керівником виконавчого органу згідно з діючим законодавством про працю.

12.6. У відділах, управліннях, інших виконавчих органах міської ради ведеться табельний облік робочого часу його працівників. Табель складається особою, визначеною керівником виконавчого органу.

Підписаний керівником відділу, управління табель обліку робочого часу здається в бухгалтерію 25 числа кожного місяця.

12.7. Табельний облік робочого часу міського голови, заступників міського голови, керуючого справами виконкому, працівників апарату міського голови веде спеціаліст 1 категорії з кадрової роботи відділу організаційно-кадрової роботи та документообігу.

12.8. Табельний облік робочого часу секретаря міської ради здійснює апарат міської ради.

12.9. У неробочий час, у вихідні, святкові та неробочі дні вхід сторонніх осіб у будинок міської ради обмежується. При цьому працівники виконавчих органів міської ради, які приходять у будинок міської ради, повинні зареєструватися у спеціальному журналі чергового служби охорони за пред’явленням службового посвідчення.

12.10. У разі втрати службового посвідчення працівники виконавчих органів міськради повинні негайно інформувати начальника відділу організаційно-кадрової роботи та документообігу.

Подальша видача службового посвідчення особі, яка допустила його втрату або псування, проводиться з дозволу керуючого справами виконкому.

12.11. Для оперативного оповіщення у неробочий час посадових осіб виконавчих органів міськради складається та постійно поновлюється перелік номерів телефонів для мобільного зв’язку керівників виконавчих органів міської ради.

Керівники відділів, управлінь повинні своєчасно повідомляти відділ організаційно-кадрової роботи та документообігу про зміну номеру телефону для мобільного зв’язку.

12.12. Чергування у будинку міської ради здійснюється відповідальними черговими та працівниками, переведеними на роботу за змінним графіком, цілодобово.

12.13. У святкові та вихідні дні відповідальними черговими додатково, за розпорядженням міського голови, призначаються заступники міського голови, помічники міського голови, начальники відділів та управлінь, керівники комунальних підприємств. Відповідальними черговими можуть призначатися також заступники керівників комунальних підприємств.

Відділ організаційно-кадрової роботи та документообігу до 25 числа місяця готує проект розпорядження міського голови про забезпечення належного порядку в місті у святкові та вихідні дні у наступному місяці, яким затверджується графік чергувань відповідальних чергових.

12.14. Робота відповідальних чергових у вихідні, святкові та неробочі дні компенсується згідно з чинним законодавством про працю.

12.15. За організацію чергувань відповідає керуючий справами виконкому.

12.16. Прийом відвідувачів у відділах та управліннях міської ради здійснюється згідно з графіком прийому громадян.

12.17. Матеріально-технічне забезпечення виконавчих органів міської ради проводиться господарською частиною та відділом бухгалтерського обліку, а тих, що є головними розпорядниками бюджетних коштів – особами, визначеними їх керівниками.

12.18. Завідуючий господарською частиною організовує роботу з утримання в належному стані будинку міської ради і приміщень в ньому, придбання та ремонт меблів, обладнання, оргтехніки, виготовлення друкованої продукції, забезпечення працівників канцелярським приладдям, папером, телефонним зв’язком тощо.

12.19. Майно, що знаходиться в робочих кімнатах, закріплюється за працівниками, які в них працюють. Працівники несуть відповідальність за дотримання техніки безпеки на робочих місцях, збереження й правильність користування закріпленим майном.

12.20. Вивезення (винос) за межі будинку міської ради майна, оргтехніки тощо здійснюється за дозволом завідуючого господарською частиною

Прочитано 455 разів

Нікопольська міська рада
inform@nikopol-mrada.dp.gov.ua

Електрометалургів, 3, Нікополь, 53200, Україна

(05662) 3-90-67
5-03-02
Гаряча лінія міста